Du har måske netop startet en ny virksomhed, eller du står måske bare på tærsklen til at skulle afholde dine første møder. I sådan en situation er det meget naturligt at have tvivl, når det kommer til, hvordan man egentlig sørger for, at møderne bliver mest effektive og produktive. I denne artikel vil vi derfor komme nærmere ind på en række punkter, som man med fordel kan gøre sig nogle overvejelser om, hvis man endnu ikke har den store erfaring med at facilitere møder.
Planlægning og forberedelse er essentielt
Det første punkt handler om planlægning og forberedelse. Planlægning kan komme en masse tidsspilde til livs og sørge for at opretholde en god struktur i mødet. Det kan eksempelvis gøres ved at lave en agenda. Ved hjælp af en agenda kan man skabe et bedre overblik over emnerne, der skal vendes på mødet. Er der andre mødedeltagere, som skal præsentere, vil det også gøre det lettere for dem at forberede sig bedst muligt, hvilket i sidste ende er til gavn for alle.
Undgå for lange møder
At undgå for lange møder kan selvfølgelig virke en smule uhåndgribeligt for nogle – for hvornår er et møde egentlig for langt? Undersøgelser viser, at mange mennesker begynder at miste koncentrationen til møder allerede efter 45 minutter. Derfor kommer agendaen igen ind i billedet. Derudover er det vigtigt at gøre sig nogle tanker om, hvad man gerne vil have ud af mødet, hvor mange personer der skal deltage, og hvor meget tid der skal afsættes til pauser og smalltalk.
Husk pauser
Netop pauser vil også være fornuftigt at holde i løbet af mødet. Pauserne hjælper mødedeltagerne med at holde koncentrationen. Man får ofte en masse information på møderne, som hjernen også skal have plads til at bearbejde. Derfor kan små planlagte pauser være gavnlige.
Sørg for, at der er en god atmosfære og godt humør
Planlægningen, agendaen og pauserne er medvirkende til at skabe en god atmosfære i mødets kontorlokaler. Det vil samtidig være fordelagtigt at afsætte tid til eksempelvis socialisering og til at netværke med hinanden. Det kan være med til at løfte humøret og dermed skabe en bedre atmosfære. Man kan desuden ofte få hjælp hos kommunen, hvis man gerne vil skabe et netværk. F.eks. tilbydes der i Aalborg Kommune en bred vifte af netværksmuligheder.
Vælg de rigtige erhvervslokaler
Det sidste punkt på listen handler om at vælge de rigtige mødelokaler. Her skal der både tænkes på lokalernes størrelse, men også lokaliteten er vigtig i forbindelse med transport og parkering for deltagerne på mødet. Har flere af mødedeltagerne haft problemer, allerede inden mødet er gået i gang, kan deres humør og energi være påvirket negativt.